Spis
treści
Wstęp
Uruchomienie Excela, okna
programu (Excel 2003 i Excel 2007), nawigacja, wprowadzanie danych, formatowanie danych
Obliczenia w Excelu: podstawowe działania,
funkcje,
Szablony arkuszy
Sortowanie listy danych
Wstęp
Microsoft Excel (pełna nazwa Microsoft Office Excel) - arkusz
kalkulacyjny produkowany
przez firmę Microsoft dla systemów Windows i MacOS.
Pierwsza wersja programu przeznaczona dla Windows trafiła na rynek w roku 1987.
Postępujący sukces rynkowy programu sprawił, że w roku 1993 programy pakietu
Microsoft Office
zostały przeprojektowane tak, by przypominać wyglądem arkusz Excel.
Od wersji 5 wydanej w 1995 program zawiera wbudowany język Visual Basic.
Od wersji 4.0 dostępny w wersji polskiej.
Aplikacja jest powszechnie używana w firmach i instytucjach, a także przez
użytkowników domowych.
Jej główne zastosowanie to dokonywanie obliczeń (np. wydatków)
zestawionych w formie tabelarycznej.
W tym użyciu mają zastosowanie liczne funkcje matematyczne, finansowe i
bazodanowe
dostępne w programie.
Istotne znaczenie ma też półautomatyczne powielanie tworzonych formuł z
zastosowaniem różnych wariantów adresowania
(adresowanie względne, adresowanie
bezwzględne, adresowanie mieszane).
Microsoft Excel służy także do tworzenia wielu typów wykresów,
przydatnych między innymi w fizyce, matematyce i ekonomii.
Zawiera też system zestawiania raportów z użyciem tzw. tabel przestawnych,
wykorzystywany przy wykonywaniu analiz biznesowych.
Inne programy - arkusze kalkulacyjne
Excel jest arkuszem kalkulacyjnym. Potrafi wykonywać obliczenia
nawet na wielu liczbach.
Dokument stworzony w Excelu nazywa się arkuszem.
Składa się z wielu pól nazywanych komórkami.
Aby wykonać jakieś obliczenie, wypełniamy pola liczbami i następnie możemy
wykonać działania matematyczne
na tych liczbach i wynik umieścić w innym polu.
Program EXCEL jest profesjonalnym narzędziem środowiska WINDOWS, który umożliwia:
- tworzenie arkuszy
kalkulacyjnych
- porządkowanie danych
umieszczonych w arkuszu
- graficzną prezentację
wyników
- wykorzystanie bogatego
zestawu funkcji standardowych
- rozwiązywanie
problemów rachunkowych i decyzyjnych
· odnaleźć w środowisku
WINDOWS grupę Microsoft Office i rozwinąć ją na pełny ekran
· rozwinąć ikonę Microsoft
Excel na pełny ekran
(Wszystkie programy, Microsoft Office, Microsoft Excel lub bezpośrednio: Wszytkie programy, Microsoft Excel ).
Kiedy uruchomimy Excel, automatycznie otwiera się pusty skoroszyt, w
którym można rozpocząć pracę.
Skoroszyt składa sie z kilku arkuszy, do których można wprowadzać dane
do zredagowania
Arkusz kalkulacyjny (roboczy) z kolumn i wierszy.
Na przecięciu ich są komórki, z których każda zawiera pojedynczą
informację.
Komórka to miejsce przecięcia wierszy z kolumnami. Kolumny
przebiegają pionowo w dół okna,
a każda z nich ma literę, która ją określa.
Wiersze przebiegają poziomo przez okno, a każdy z nich ma liczbę, która
go określa.
Przykładowo, komórka nazwana "C4" znajduje się w trzeciej kolumnie i
w czwartym wierszu arkusza. Są to "współrzędne komórek"
Arkusz kalkulacyjny może być tak duży lub mały jak potrzeby użytkownika.
Arkusz kalkulacyjny może obejmować jeden lub więcej "arkuszy".
Różne arkusze mogą być używane do ułatwienia organizowania swych danych.
Przykładowo, arkusz kalkulacyjny gospodarstwa domowego może zawierać jeden
arkusz dla każdego miesiąca w roku,
z których wszystkie tworzą jeden arkusz kalkulacyjny.
- pasek z napisem: Microsoft Excel - Nazwa
dokumentu (z rozszerzeniem .xls)
- pasek Menu, uaktywniany za pomocą myszki;
- standardowy pasek narzędzi;
- pasek narzędzi do formatowania;
- pole odwołania; - pasek wzoru;
- pole
arkusza
Okna progrmów
Excel
Okno programu MS Excel 2003
Oznaczenia - plik pdf
Okno programu MS Excel 2007
Arkusz kalkulacyjny składa się z komórek, z których każda zawiera
pojedynczą informację.
Komórka to miejsce przecięcia wierszy z kolumnami. Kolumny przebiegają
pionowo
w dół okna, a każda z nich ma literę, która ją określa.
Wiersze przebiegają poziomo przez okno, a każdy z nich ma liczbę, która
go określa.
Przykładowo, komórka nazwana "C4" znajduje się w trzeciej kolumnie i w czwartym wierszu arkusza. Są to "współrzędne komórek.
Nawigacja
przebiega poprzez użycie myszy lub klawiszy ze strzałkami.
Strzałka w prawo i w lewo pomagają poruszać się po kolumnach a strzałki w górę
i w dół przez wiersze.
Gdy poruszasz się przez arkusz kalkulacyjny podaje nazwę każdej komórki
oznajmiając głosem wiersz i kolumnę,
w jakiej się znajduje.
Aby przejść do konkretnej komórki naciśnij Control
+ G i wprowadź współrzędne komórki.
Przykład: Control + G, F3, Enter
Poniższa tabela przedstawia listę klawiszy, których można używać
|
Aby
przejść |
Naciśnij |
|
o
jedną komórke w lewo |
[Strzałkę
w lewo] |
|
o
jedną komórke w prawo |
[Strzałkę
w prawo] |
|
o
jedną komórke w górę |
[Strzałkę
w górę] |
|
o
jedną komórke w dół |
[Strzałkę
w dół] |
|
o
jeden ekran w górę |
[PgUp] (Page Up) |
|
o
jeden ekran w dół |
[PgDn] |
|
do
1 komórki wiersza, który zawiera dane |
{Ctrl + strzałka w lewo] |
|
do
ostatniej komórki wiersza, który zawiera dane |
{Ctrl + strzałka w prawo] |
|
na
początek arkusza |
[Ctrl Home] |
|
do
ostatniej komórki - na dolnym, prawym końcu danych |
[Ctrl End] |
Aby wprowadzić
dane umieść kursor w komórce i zacznij wpisywanie.
Komórka może zawierać litery (teksty), liczby lub ich połączenia.
Może zawierać datę i czas.
Aby wybrać komórkę klikamy na niej lewym przyciskiem myszy. Pole
zostanie oznaczone pogrubionym obramowaniem.
Teraz wpisujemy liczbę lub tekst. Dopóki nie zatwierdzimy wpisu za pomoca klawisza Enter, możemy używać klawisza Backspace.
Dopiero gdy dane są prawidłowe naciskamy Enter.
Gdy przemieszczasz się przez komórki, gdzie został już wpisany tekst
podaje zawartość komórki z jej wierszem i kolumną.
Aby wstawić nową kolumnę w bieżącym miejscu wybierz menu Wstaw i wybierz
"Kolumny".
Aby wstawić nowy wiersz w bieżącym miejscu wybierz menu Wstaw i wybierz
"Wiersze".
Uwaga: Wstawione kolumny pojawiają się po lewej stronie kursora w
bieżącej pozycji a wiersze pojawiają się ponad nim.
Aby dokonać edycji komórki, gdzie wpisano już tekst, umieść kursor w komórce
i naciśnij F2 lub kliknij na nią podwójnie.
To pozwoli na edycję zawartości komórki.
Po zakończeniu możesz ponownie nacisnąć F2 i zamknąć komórkę.
|
|
A |
B |
C |
D |
|
1 |
A1 |
B1 |
C1 |
D1 |
|
2 |
A2 |
B2 |
C2 |
D2 |
|
3 |
A3 |
B3 |
C3 |
D3 |
Komórki arkusza wypełniamy przez wprowadzenie z klawiatury:
- znaków tekstowych; - wartości
liczbowych;
-
daty;
- działań.
W tym celu należy:
- podświetlić wybraną komórkę (albo blok komórek) za pomocą myszki;
- z paska Menu wybrać hasła Format/Komórki/Liczby, a następnie
wybrać żądane hasło z grupy Kategoria oraz Wzorce formatów.
Wybór potwierdzić „przyciskiem” OK;
- wpisać dane do wskazanej komórki (treść pojawi się w pasku wzoru) i wcisnąć Enter.
Jeżeli nie ma jakichkolwiek szczególnych wymagań odnośnie wprowadzania danych,
zalecany jest wybór z grupy Kategoria hasła Wszystkie,
zaś z grupy Wzorce formatów - hasła Standardowy.
Przy wprowadzaniu daty z grupy Kategoria wybrać hasło: Daty
, zaś z grupy Wzorce formatów - sposób jej wprowadzania.
W arkuszu kalkulacyjnym działania są instrukcjami podstawienia (tzw. wzory)
wykonywanymi na komórkach.
Treść wzoru wprowadzana jest w pasku wzoru.
Uaktywnienie wzoru: wciśnięcie Enter po napisaniu jego
treści.
Jeżeli dane z jednej komórki bedą
się powtarzać w innych komórkach,
to zamiast przepisywać wielokrotnie ten sam tekst, powielamy te pola.
Komórki zaznaczamy klikając lewym przyciskiem myszy na piewszą komórkę
i przytrzymując przycisk myszy, przeciągamy kursor na ostatnią komórkę.
Zaznaczone komórki kopiujemy teraz w inne miejsce arkusza.
Klikamy prawym przyciskiem myszy i z wyświetlonego menu wybieramy polecenie Kopiuj.
Dane zostaną skopiowane do pamięci komputera.
Klikamy na komórkę w miejscu, gdzie mają być skopiowane dane, prawym
przyciskiem myszy wybieramy Wklej.
Można zaznaczyć kilka komórek równocześnie przytrzymując nacisnięty klawisz [Shift] lub [Ctrl]
i jednocześnie klikając myszą.
Aby zzznaczyć sąsiadujace
komórki, zaznaczamy pierwszą komórke i przytrzymując
naciśnięty
klawisz [Shift] klikamy ostatnią komórkę zbioru.
Aby wybrać kilka nie sąsiadujacych komórek, kliknąc pierwszą i przytrymijąc [Ctrl] kliknąć następną.
Wprowadzanie serii danych do komórek
Wykorzystujemy autowypełniane, np. do
wprowadzania serii liczb lub miesiuęcy.
Przykład 1 - kolejne liczby od 1 w poziomie:
Zaznaczamy komórki C19:D19
Wpisujemy 1 [Enter]
Mając zaznaczone obie komórki, przesuwamy wskaźnik nad czarny kwadracik (uchwyt
autowypełnienia)
w prawym dolnym rogu komórki D19. Wskaxnik będzie jak
czarny plus
Ciągniemy uchwyt autowypełnienia do L19
Przykład 2 - kolejne miesiace w pionie
Wpisujemy np. styczeń, ponizej luty. Ciągniiemy uchwyt autowypełnienia.
Przykład 3 - co drugi miesiać w poziomie
Gdy wpiszemy np. maj, na prawo lipiec, zaznaczymy te komórki i
przeciągamy uchwyt autowypełnienia
to kolejne miesiace będą wrzesień i listopad.
Formatowanie danych
Możesz
zastosować cechy tekstu w następujący sposób:
Aby doszło do formatowania należy przede wszystkim dokonać
wyboru komórki.
Gdy kursor znajduje się na komórce zostaje ona wybrana automatycznie.
Linie oddzielające poszczególne komórki sa tylko
liniami pomocniczymi i nie będzie ich widać na wydruku.
Możemy ręcznie obramowac pola - wybieramy obramowanie.
Jeśli chcemy zmienić rozmiar komórki, bo nie mieści się w
niej np. tekst,
musimy zmienic szerokość kolumny albo wysokość
wiersza albo oba wymiary.
Szerokość kolumny zmieniamy w nagłówku. Klikamy lewym przyciskiem myszy
na linię
oddzielającą nagłówek kolumny od kolumny znajdującej się po jej prawej stronie.
Przytrzymując przycisk myszy, przesuwamy kursor w prawą stronę, aż kolumna się
rozszerzy i puszczamy przycisk.
Możemy też 2 razy kliknąć na obramowaniu to poszerzenie wykona się
automatycznie.
Analogicznie rozszerzamy wiersz.
Aby Excel wykonał obliczenie na danych we wskazanych
komórkach, musimu mu dokładnie pokazać, jakie to ma
być obliczenie.
W tym celu konstruujemy tzw. formuły.
Aby wykonać proste obliczenie na podstawie wpisanych w kilu
komórkach, najpierw klikamy na pole, w którym ma się wyświetlić wynik.
Następnie wpisujemy na klawiaturze znak równości = i klikamy na pierwszą
komórkę, która ma zostać użyta w obliczeniu.
W komórce wynikowej pojawi się współrzędna wskazanej komórki (kolumna i wierz,
np. C2).
Następnie wpisujemy odpowiedni operator matematyczny (np. +., -, *, /)
.
Potem klikamy na kolejną komórkę, która ma być ujęta w obliczeniu.
W komórce wynikowej otrzymujemy działanie. Można też używać adresów komórek
zamiast klikać na nie.
Jeśli zmienimy liczby w komórkach uwzględnianych w działaniu automatycznie
zmieni się wynik.
W
Excelu jest wiele funkcji, dzięki którym nie musimy ręcznie wpisywac operatorów matematycznych, by uzyskać wynik.
Formuły
przyspieszają wykonywanie obliczeń w Excel.
Na początku każdej formuły musi być użyty znak "=".
Aby użyć formuły umieść kursor w komórce, gdzie powinna pojawić się odpowiedź.
Następujące przykłady dotyczą kilku powszechnie stosowanych formuł.
Zauważ, że wykonując obliczenia używamy współrzędnych komórek a nie liczb.
Przykłady:
Przykład 1:
=c3+b2
Gdy wartość C3 wynosi 1 a wartość B4 wynosi 4, odpowiedź wygenerowana przez
formułę będzie wynosić 5.
Przykład 2:
=b6-d7
Gdy wartość b6 wynosi 25 a wartość D7 wynosi 6, odpowiedź wygenerowana przez
formułę będzie wynosić 19.
Przykład 3: =d6/c1
Gdy wartość D6 wynosi 10 a wartość C1 wynosi 2, odpowiedź wygenerowana przez
formułę będzie wynosić 5.
Przykład 4:
=d2*c4
Gdy wartość D2 wynosi 7 a wartość D4 wynosi 5, odpowiedź wygenerowana przez
formułę będzie wynosić 35.
Zauważ, że formuły mogą być stosowane jedynie dla komórek o wartości
numerycznej.
Przykład 5
Podświetlenie komórki C1(w polu odwołania pojawi się C1) i
wpisanie w pasku wzoru:
=A1+2,3
(w EXCEL-u zamiast kropki dziesiętnej piszemy przecinek ! )
spowoduje wpisanie w komórce C1 zawartości
komórki A1 powiększonej o 2.3
Przykład 6:
Podświetlenie komórki D1 (w polu odwołania pojawi się D1) i
wpisanie w pasku wzoru:
=A1+B1+C1
spowoduje wpisanie w komórce D1 sumy zawartości
komórek A1, B1 i C1
Kopiowanie wzoru do kolejnych pozycji arkusza
Przykład:
Wzór zdefiniowany dla komórki D1 skopiować do komórek od D2 do D3.
W tym celu należy:
1. Podświetlić komórkę D1 (w pasku wzoru pojawi się treść wzoru) i
skopiować jej zawartość do schowka
2. Podświetlić blok komórek od D2 do D3
3. Wkleić zawartość schowka (tj. treść wzoru) do komórek podświetlonego
bloku
W rezultacie, w komórkach od D2 do D3 pojawią się wartości liczbowe uzyskane w
wyniku
zastosowania skopiowanego wzoru dla danych znajdujących się w odpowiednich
wierszach
(od 2 do 3) kolumn A, B, C.
Przykład tabeli
|
B |
C |
D |
E |
|
|
1 |
Miesiąc |
Dochody |
Wydatki |
Saldo |
|
2 |
styczeń |
1000 |
950 |
=C2-D2 |
Suma
Suma pozwala na dodawanie wielu komórek, w odróżnieniu od dodawania jedynie
dwóch komórek, jak pokazano w poprzednim przykładzie.
Na początku wszystkich funkcji musi być użyty znak "=".
Jak już powiedziano, umieść kursor w komórce, w której ma się pojawić
odpowiedź.
Przykład:
= suma(a3:d3)
doda od komórki A3 aż do komórki D3.
Średnia
Ta funkcja przyniesie średnią wartość pewnego zakresu liczb.
Przykład:
= średnia(b1:f1)
da średnią liczb w tym zakresie.
Teraz możesz używać formuł i funkcji z poprzedniej sekcji w celu wypełnienia
swych miesięcznych wydatków.
Możesz skorzystać z funkcji sumowania, aby zestawić ogółem kwoty wydatkowane co
tydzień na żywność
i uzyskać kwotę, jaką wydałeś w tym miesiącu. Możesz wykorzystać wariant
Przykładu 3 w celu obliczenia kwoty, jaką wydałeś co tydzień na czynsz.
Możesz utworzyć końcowy wiersz zawierający Twój miesięczny "ogół" i
użyć funkcji sumowania do obliczenia kwoty ogółem wydanej w tym miesiącu.
Tabela funkcji
|
Rodzaje
działania |
Komórki |
Formuła |
|
Dodawanie |
A1,
A2 |
=A1+A2 |
|
Odejmowanie |
A1,
A2 |
=A1-A2 |
|
Mnożenie |
A1,
A2 |
=A1*A2 |
|
Suma |
A1-B10 |
=suma(a1:b10) |
|
Iloczyn |
A1-B10 |
=iloczyn(a1..B10) |
|
Obliczanie
sredniej |
A1,
A2 |
=średnia(A1:A2) |
|
Obliczanie
maksymalnej liczby zakresu komórek |
A1-B10 |
=max(A1:B10) |
|
Obliczanie
minimalnej liczby zakresu komórek |
A1-B10 |
=min(A1:B10) |
|
Podnoszenie
do potęgi n |
A1 |
=A1^n |
|
Pierwiastek
kwadratowy |
A1 |
=pierwiastek(A1) |
|
Pierwiastek
stopnia n z A1 (n w komórce C1) |
A1,
C1 |
=A1^(1/C1) |
|
Potęga |
A1,
C1 |
=Potęga(A1;
C1) |
Excel zawiera kilkanaście gotowych szablonów arkuszy
stworzonych do konkretnych obliczeń i zestawień.
Np. Bilans, faktury, Zestawienie wydatków, Budżet.
Dane można sortować alfabetycznie albo numerycznie w
porządku rosnącym lub malejącym.
Aby sortować swe dane wybierz właściwy zakres komórek, następnie przejdź do
menu "Dane" i wybierz "Sortuj".
Użyj klawisza Tab, by wybrać kolejność rosnącą lub
malejącą dla twojego rodzaju, następnie przejdź tabulatorem do "Ok" i
naciśnij Enter.