Microsoft Excel

Spis treści
Wstęp
Uruchomienie Excela, okna programu (Excel 2003 i Excel 2007), nawigacja, wprowadzanie danych, formatowanie danych
Obliczenia w Excelu: podstawowe działania, funkcje,
Szablony arkuszy
Sortowanie listy danych

Wstęp

Microsoft Excel (pełna nazwa Microsoft Office Excel) - arkusz kalkulacyjny
produkowany przez firmę Microsoft dla systemów Windows i MacOS.
Pierwsza wersja programu przeznaczona dla Windows trafiła na rynek w roku 1987.
Postępujący sukces rynkowy programu sprawił, że w roku 1993 programy pakietu Microsoft Office
zostały przeprojektowane tak, by przypominać wyglądem arkusz Excel.
Od wersji 5 wydanej w 1995 program zawiera wbudowany język Visual Basic. Od wersji 4.0 dostępny w wersji polskiej.

Aplikacja jest powszechnie używana w firmach i instytucjach, a także przez użytkowników domowych.
Jej główne zastosowanie to dokonywanie obliczeń (np. wydatków) zestawionych w formie tabelarycznej.
W tym użyciu mają zastosowanie liczne funkcje matematyczne, finansowe i bazodanowe dostępne w programie.

Istotne znaczenie ma też półautomatyczne powielanie tworzonych formuł z zastosowaniem różnych wariantów adresowania
(adresowanie względne, adresowanie bezwzględne, adresowanie mieszane).
Microsoft Excel służy także do tworzenia wielu typów wykresów, przydatnych między innymi w fizyce, matematyce i ekonomii.
Zawiera też system zestawiania raportów z użyciem tzw. tabel przestawnych, wykorzystywany przy wykonywaniu analiz biznesowych.

Inne programy - arkusze kalkulacyjne


Excel jest arkuszem kalkulacyjnym. Potrafi wykonywać obliczenia nawet na wielu liczbach.
Dokument stworzony w Excelu nazywa się arkuszem.
Składa się z wielu pól nazywanych komórkami.
Aby wykonać jakieś obliczenie, wypełniamy pola liczbami i następnie możemy wykonać działania matematyczne 
na tych liczbach i wynik umieścić w innym polu.
 
Program EXCEL jest profesjonalnym narzędziem środowiska WINDOWS, który umożliwia:
          - tworzenie arkuszy kalkulacyjnych
          - porządkowanie danych umieszczonych w arkuszu
          - graficzną prezentację wyników
          - wykorzystanie bogatego zestawu funkcji standardowych
          - rozwiązywanie problemów rachunkowych i decyzyjnych

Uruchomienie

·      odnaleźć w środowisku WINDOWS  grupę  Microsoft Office i rozwinąć ją na pełny ekran
·      rozwinąć ikonę Microsoft Excel na pełny ekran
(Wszystkie programy, Microsoft Office, Microsoft Excel lub bezpośrednio: Wszytkie programy, Microsoft Excel ).

Kiedy uruchomimy Excel, automatycznie otwiera się pusty skoroszyt, w którym można rozpocząć pracę.
Skoroszyt składa sie z kilku arkuszy, do których można wprowadzać dane do zredagowania
Arkusz kalkulacyjny (roboczy) z kolumn i wierszy.
Na przecięciu ich są komórki, z których każda zawiera pojedynczą informację.
Komórka to miejsce przecięcia wierszy z kolumnami. Kolumny przebiegają pionowo w dół okna,
a każda z nich ma literę, która ją określa.
Wiersze przebiegają poziomo przez okno, a każdy z nich ma liczbę, która go określa.

Przykładowo, komórka nazwana "C4" znajduje się w trzeciej kolumnie i w czwartym wierszu arkusza.
Są to "współrzędne komórek"
Arkusz kalkulacyjny może być tak duży lub mały jak potrzeby użytkownika.
Arkusz kalkulacyjny może obejmować jeden lub więcej "arkuszy".
Różne arkusze mogą być używane do ułatwienia organizowania swych danych.
Przykładowo, arkusz kalkulacyjny gospodarstwa domowego może zawierać jeden arkusz dla każdego miesiąca w roku,
z których wszystkie tworzą jeden arkusz kalkulacyjny.

Po uaktywnieniu na ekranie pojawia się obraz, którego podstawowe elementy to:
     - pasek z napisem: Microsoft Excel - Nazwa dokumentu (z rozszerzeniem .xls)
     - pasek Menu, uaktywniany za pomocą myszki;
     - standardowy pasek narzędzi;
     - pasek narzędzi do formatowania;
     - pole odwołania;    - pasek wzoru;             - pole arkusza

Okna progrmów Excel

Okno programu MS Excel 2003


Okno programu MS Excel 2007

Arkusz kalkulacyjny składa się z komórek, z których każda zawiera pojedynczą informację.
Komórka to miejsce przecięcia wierszy z kolumnami. Kolumny przebiegają pionowo w dół okna,
a każda z nich ma literę, która ją określa.
Wiersze przebiegają poziomo przez okno, a każdy z nich ma liczbę, która go określa.

Przykładowo, komórka nazwana "C4" znajduje się w trzeciej kolumnie i w czwartym wierszu arkusza.
Są to "współrzędne komórek.

Nawigacja w ramach arkusza kalkulacyjnego

Nawigacja przebiega poprzez użycie myszy lub klawiszy ze strzałkami.
Strzałka w prawo i w lewo pomagają poruszać się po kolumnach a strzałki w górę i w dół przez wiersze.
Gdy poruszasz się przez arkusz kalkulacyjny  podaje nazwę każdej komórki oznajmiając głosem wiersz i kolumnę, w jakiej się znajduje.
Aby przejść do konkretnej komórki naciśnij Control + G i wprowadź współrzędne komórki.
Przykład: Control + G, F3, Enter

Poniższa tabela przedstawia listę klawiszy, których można używać

Aby przejść

Naciśnij

o jedną komórke w lewo

[Strzałkę w lewo]

o jedną komórke w prawo

[Strzałkę w prawo]

o jedną komórke w górę

[Strzałkę w górę]

o jedną komórke w dół

[Strzałkę w dół]

o jeden ekran w górę

[PgUp] (Page Up)

o jeden ekran w dół

[PgDn]

do 1 komórki wiersza, który zawiera dane

{Ctrl + strzałka w lewo]

do ostatniej komórki wiersza, który zawiera dane

{Ctrl + strzałka w prawo]

na początek arkusza

[Ctrl Home]

do ostatniej komórki - na dolnym, prawym końcu danych

[Ctrl End]

 

Wprowadzanie danych do komórek

Aby wprowadzić dane umieść kursor w komórce i zacznij wpisywanie.
Komórka może zawierać litery (teksty), liczby lub ich połączenia. Może zawierać datę i czas.
Aby wybrać komórkę klikamy na niej lewym przyciskiem myszy.
Pole zostanie oznaczone pogrubionym obramowaniem.
Teraz wpisujemy liczbę lub tekst. Dopóki nie zatwierdzimy wpisu za pomoca klawisza Enter,
możemy używać klawisza Backspace.
Dopiero gdy dane są prawidłowe  naciskamy Enter.
Gdy przemieszczasz się przez komórki, gdzie został już wpisany tekst  podaje zawartość komórki
z jej wierszem i kolumną.
Aby wstawić nową kolumnę w bieżącym miejscu wybierz menu Wstaw i wybierz "Kolumny".
Aby wstawić nowy wiersz w bieżącym miejscu wybierz menu Wstaw i wybierz "Wiersze".
Uwaga: Wstawione kolumny pojawiają się po lewej stronie kursora w bieżącej pozycji
a wiersze pojawiają się ponad nim.

Aby dokonać edycji komórki, gdzie wpisano już tekst, umieść kursor w komórce i naciśnij F2 lub kliknij na nią podwójnie.
To pozwoli na edycję zawartości komórki.
Po zakończeniu możesz ponownie nacisnąć F2 i zamknąć komórkę.


                                     STRUKTURA  POLA  ARKUSZA
    

 

A

B

C

D

1

A1

B1

C1

D1

2

A2

B2

C2

D2

3

A3

B3

C3

D3

       
Komórki arkusza wypełniamy przez wprowadzenie z klawiatury:
- znaków tekstowych;         - wartości liczbowych;             - daty;              - działań.

W tym celu należy:
- podświetlić wybraną komórkę (albo blok komórek) za pomocą myszki;
- z paska Menu wybrać hasła Format/Komórki/Liczby, a następnie wybrać żądane hasło
z grupy Kategoria oraz Wzorce formatów.

Wybór potwierdzić „przyciskiem” OK;
- wpisać dane do wskazanej komórki (treść pojawi się w pasku wzoru) i wcisnąć Enter.
Jeżeli nie ma jakichkolwiek szczególnych wymagań odnośnie wprowadzania danych,
zalecany jest wybór z grupy Kategoria hasła Wszystkie, zaś z grupy Wzorce formatów - hasła Standardowy.
Przy wprowadzaniu daty z grupy Kategoria wybrać hasło: Daty , zaś z grupy Wzorce formatów - sposób jej wprowadzania.

W arkuszu kalkulacyjnym działania są instrukcjami podstawienia (tzw. wzory) wykonywanymi na komórkach.
Treść wzoru wprowadzana jest w pasku wzoru.
Uaktywnienie wzoru: wciśnięcie Enter  po napisaniu jego treści.

Zaznaczamy komórki i kopiujemy dane

Jeżeli dane z jednej komórki bedą się powtarzać w innych komórkach, to zamiast przepisywać wielokrotnie ten sam tekst, powielamy te pola.
Komórki zaznaczamy klikając lewym przyciskiem myszy na piewszą komórkę i przytrzymując przycisk myszy,
przeciągamy kursor na ostatnią komórkę.
Zaznaczone komórki kopiujemy teraz w inne miejsce arkusza. Klikamy prawym przyciskiem myszy
i z wyświetlonego menu wybieramy polecenie Kopiuj.
Dane zostaną skopiowane do pamięci komputera. Klimamy na komórkę w miejscu,
gdzie mają być skopiowane dane, prawym przyciskiem myszy wybieramy Wklej.
Można zaznaczyć kilka komórek równocześnie przytrzymując nacisnięty klawisz [Shift] lub [Ctrl]
i jednocześnie klikając myszą.
Aby zzznaczyć sąsiadujace komórki, zaznaczamy pierwszą komórke i przytrzymując naciśnięty
klawisz [Shift] klikamy ostatnią komórkę zbioru.
Aby wybrać kilka nie sąsiadujacych komórek, kliknąc pierwszą i przytrymijąc [Ctrl] kliknąć następną.

Wprowadzanie serii danych do komórek
Wykorzystujemy autowypełniane, np. do wprowadzania serii liczb lub miesiuęcy.

Przykład 1 - kolejne liczby od 1 w poziomie:
Zaznaczamy komórki C19:D19
Wpisujemy 1 [Enter]
Mając zaznaczone obie komórki, przesuwamy wskaźnik nad czarny kwadracik (uchwyt autowypełnienia)
w prawym dolnym rogu komórki D19. Wskaxnik będzie jak czarny plus
Ciągniemy uchwyt autowypełnienia do L19

Przykład 2 - kolejne miesiace w pionie
Wpisujemy np. styczeń, ponizej luty. Ciągniiemy uchwyt autowypełnienia.

Przykład 3 - co drugi miesiać w poziomie
Gdy wpiszemy np. maj, na prawo  lipiec, zaznaczymy te komórki i przeciągamy uchwyt autowy pełnienia
 to kolejne miesiace będą wrzesień i listopad.


Formatowanie danych

Możesz zastosować cechy tekstu w następujący sposób:

Aby doszło do formatowania należy przede wszystkim dokonać wyboru komórki.
Gdy kursor znajduje się na komórce zostaje ona wybrana automatycznie.

Linie oddzielające poszczególne komórki sa tylko liniami pomocniczymi i nie będzie ich widać na wydruku.
Możemy ręcznie obramowac pola - wybieramy obramowanie.

Zmiana rozmiaru komórek

Jeśli chcemy zmienić rozmiar komórki, bo nie mieści się w niej np. tekst, musimy zmienić szerokość
 kolumny albo wysokość wiersza albo oba wymiary.
Szerokość kolumny zmieniamy w nagłówku. Klikamy lewym przyciskiem myszy na linię oddzielającą
nagłówek kolumny od kolumny znajdującej się po jej prawej stronie.
Przytrzymując przycisk myszy, przesuwamy kursor w prawą stronę, aż kolumna się rozszerzy i puszczamy przycisk.
Możemy też 2 razy kliknąć na obramowaniu to poszerzenie wykona się automatycznie.
Analogicznie rozszerzamy wiersz.

Obliczenia w Excelu

Aby Excel wykonał obliczenie na danych we wskazanych komórkach, musimy mu dokładnie pokazać, jakie to ma być obliczenie.
W tym celu konstruujemy tzw. formuły.

Podstawowe działania matematyczne

Aby wykonać proste obliczenie na podstawie wpisanych w kilu komórkach,
najpierw klikamy na pole, w którym ma się wyświetlić wynik.
Następnie wpisujemy na klawiaturze znak równości =  i klikamy na pierwszą komórkę,
która ma zostać użyta w obliczeniu.
W komórce wynikowej pojawi się współrzędna wskazanej komórki (kolumna i wierz, np. C2).
Następnie wpisujemy odpowiedni operator matematyczny (np. +., -, *, /) . 
Potem klikamy na kolejną komórkę, która ma być ujęta w obliczeniu.
W komórce wynikowej otrzymujemy działanie. Można też używać adresów komórek zamiast klikać na nie.
Jeśli zmienimy liczby w komórkach uwzględnianych w działaniu automatycznie zmieni się wynik.

Używanie formuł i funkcji

W Excelu jest wiele funkcji, dzięki którym nie musimy ręcznie wpisywac operatorów matematycznych,
by uzyskać wynik.

Formuły

Formuły przyspieszają wykonywanie obliczeń w Excel.
Na początku każdej formuły musi być użyty znak "=".
Aby użyć formuły umieść kursor w komórce, gdzie powinna pojawić się odpowiedź.
Następujące przykłady dotyczą kilku powszechnie stosowanych formuł.
Zauważ, że wykonując obliczenia używamy współrzędnych komórek a nie liczb.

Przykłady:

Przykład 1:
=c3+b2
Gdy wartość C3 wynosi 1 a wartość B4 wynosi 4, odpowiedź wygenerowana przez formułę będzie wynosić 5.

Przykład 2:
=b6-d7
Gdy wartość b6 wynosi 25 a wartość D7 wynosi 6, odpowiedź wygenerowana przez formułę będzie wynosić 19.
Przykład 3: =d6/c1
Gdy wartość D6 wynosi 10 a wartość C1 wynosi 2, odpowiedź wygenerowana przez formułę będzie wynosić 5.

Przykład 4:
=d2*c4
Gdy wartość D2 wynosi 7 a wartość D4 wynosi 5, odpowiedź wygenerowana przez formułę będzie wynosić 35.
Zauważ, że formuły mogą być stosowane jedynie dla komórek o wartości numerycznej.

Przykład  5
   Podświetlenie komórki C1(w polu odwołania pojawi się C1) i wpisanie w pasku wzoru:
       =A1+2,3      (w EXCEL-u zamiast kropki dziesiętnej piszemy przecinek ! )
       spowoduje wpisanie w komórce C1 zawartości komórki A1 powiększonej o 2.3

Przykład   6:
   Podświetlenie komórki D1 (w polu odwołania pojawi się D1) i wpisanie w pasku wzoru:
       =A1+B1+C1
       spowoduje wpisanie w komórce D1 sumy zawartości komórek A1, B1 i C1

Kopiowanie wzoru do kolejnych pozycji arkusza

Przykład:
Wzór zdefiniowany dla komórki D1 skopiować do komórek od D2 do D3.
W tym celu należy:
1.  Podświetlić komórkę D1 (w pasku wzoru pojawi się treść wzoru) i skopiować jej zawartość do schowka
2.  Podświetlić blok komórek od D2 do D3
3.  Wkleić zawartość schowka (tj. treść wzoru) do komórek podświetlonego bloku
W rezultacie, w komórkach od D2 do D3 pojawią się wartości liczbowe uzyskane w wyniku zastosowania
skopiowanego wzoru dla danych znajdujących się w odpowiednich wierszach
(od 2 do 3) kolumn A, B, C.


Przykład tabeli

B

C

D

E

1

Miesiąc

Dochody

Wydatki

Saldo

2

styczeń

1000

950

=C2-D2


 

Funkcje


Suma
Suma pozwala na dodawanie wielu komórek, w odróżnieniu od dodawania jedynie dwóch komórek,
jak pokazano w poprzednim przykładzie.
Na początku wszystkich funkcji musi być użyty znak "=".
Jak już powiedziano, umieść kursor w komórce, w której ma się pojawić odpowiedź.
Przykład:
= suma(a3:d3)
doda od komórki A3 aż do komórki D3.

Średnia
Ta funkcja przyniesie średnią wartość pewnego zakresu liczb.
Przykład:
= średnia(b1:f1)
da średnią liczb w tym zakresie.
Teraz możesz używać formuł i funkcji z poprzedniej sekcji w celu wypełnienia swych miesięcznych wydatków.
Możesz skorzystać z funkcji sumowania, aby zestawić ogółem kwoty wydatkowane co tydzień na żywność
i uzyskać kwotę, jaką wydałeś w tym miesiącu. Możesz wykorzystać wariant Przykładu 3
w celu obliczenia kwoty, jaką wydałeś co tydzień na czynsz.
Możesz utworzyć końcowy wiersz zawierający Twój miesięczny "ogół" i użyć funkcji sumowania
do obliczenia kwoty ogółem wydanej w tym miesiącu.

Tabela funkcji

Rodzaje działania

Komórki

Formuła

Dodawanie

A1, A2

=A1+A2
lub
+A1+A2

Odejmowanie

A1, A2

=A1-A2
lub
+A1-A2

Mnożenie

A1, A2

=A1*A2
lub
+A1*A2

Suma

A1-B10

=suma(a1:b10)
lub
+suma(A1..B10)

Iloczyn

A1-B10

=iloczyn(a1..B10)

Obliczanie sredniej

A1, A2

=średnia(A1:A2)
lub
=średnia(A1..A2)

Obliczanie maksymalnej liczby zakresu komórek

A1-B10

=max(A1:B10)
lub
=max(A1..B10)

Obliczanie minimalnej liczby zakresu komórek

A1-B10

=min(A1:B10)
lub
=min(A1..B10)

Podnoszenie do potęgi n

A1

=A1^n

Pierwiastek kwadratowy

A1

=pierwiastek(A1)

Pierwiastek stopnia n z A1 (n w komórce C1)

A1, C1

=A1^(1/C1)

Potęga 

A1, C1

=Potęga(A1; C1)

 

Stosowanie szablonów arkuszy

Excel zawiera kilkanaście gotowych szablonów arkuszy stworzonych do konkretnych obliczeń i zestawień.
Np. Bilans, faktury, Zestawienie wydatków, Budżet.

Sortowanie pionowej listy danych

Dane można sortować alfabetycznie albo numerycznie w porządku rosnącym lub malejącym.
Aby sortować swe dane wybierz właściwy zakres komórek, następnie przejdź do menu "Dane" i wybierz "Sortuj".
Użyj klawisza Tab, by wybrać kolejność rosnącą lub malejącą dla twojego rodzaju,
następnie przejdź tabulatorem do "Ok" i naciśnij Enter.