I. ABC arkusza kalkulacyjnego – EXCEL
(wg podręcznika
Technologia informacyjna dla każdego.
Podrecznik Szkoły ponadgimnazjalne 2004)
1. Zastosowanie arkusza kalkulacyjnego
Arkusz kalkulacyjny (spreadsheet)
- komputerowy program umożliwiający
wykonywanie obliczeń na danych
w postaci tekstu, liczb i formuł (wzorów).
Wbudowane w umożliwiają opracowywanie i przetwarzanie tych danych.
Arkusz jest także często wykorzystywany w tworzeniu wykresów.
Na rynku dostępnych jest wiele programów
arkuszy kalkulacyjnych, wśród nich można wymienić:
Lotus 1-2-3 (dawniej popularny) , Microsoft Excel, Works,
WordPerfect
Office (Quattro Pro ),
OpenOffice.org
lub LibreOffice - Calc (OpenOffice.org Calc) a w Linux Gnumeric, KSpread.
Tworzenie arkuszy i ich obsługa w każdym programie są podobne.
Jeżeli
nauczysz się posługiwać aplikację jednego producenta,
to z całą pewnością poradzisz sobie także z obsługą arkuszy w inny
programie.
2. Kolumny, wiersze i komórki w arkuszu
Arkusz kalkulacyjny
możesz sobie wyobrazić jako elektroniczną wersję arkusza papieru bardzo dużej powierzchni.
Rozmiary nie pozwalają na wyświetlenie go w całości i dlatego aby ułatwić
zarządzanie arkuszem,
jego powierzchnia została podzielona na mniejsze.
Ich liczba zależy od rodzaju i wersji danego programu.
Arkusze przypomina jednak od nich znacznie bardziej funkcjonalne.
Kolumny,
na jakie został podzielony arkusz, przyjęto oznaczać kolejnymi literami
alfabetu łacińskiego
od A do Z oraz parami liter, np. AA, AB, AC
itd.
Liczba kolumn w arkuszu wynosi 256. Natomiast do oznaczania wierszy stosuje się
kolejne numery zaczynając od 1.
Liczba wierszy w arkuszu może wynosić kilkadziesiąt tysięcy (np. w
arkuszu Excel jest 65536 wierszy).
W
miejscu przecięcia się kolumny z wierszem znajdują są komórki (rysunek elementarna
część każdego arkusza.
Praca w arkuszu polega na operowaniu komórkami.
Za ich pomocą wpisujesz dane, pobierasz wyniki obliczeń,
umieszczasz formuły i tworzysz wykresy.
W celu jednoznacznej
identyfikacji każda komórka ma adres.
Składa się on z nazwy kolumny i wiersza na przecięciu których się znajduje —
np. komórka usytuowana na przecięciu kolumny C i wiersza 8
będzie mieć adres C8.
Plik
programu Excel to zbiór arkuszy nazywany Skoroszytem.
W większości programów jeden arkusz zawiera 255 arkuszy.
3. Rodzaje i format danych
Typy danych
W arkuszach kalkulacyjnych spotyka się trzy rodzaje danych:
- etykiety
— dotyczą wszelkiego rodzaju wpisywanych tytułów arkuszy,
nagłówków kolumn i wierszy, tekstów pomocniczych itp.,
- liczby — dotyczą informacji w
postaci wartości liczbowych, na których mogą być wykonywane ,
operacje matematyczne, finansowe itp.;
- formuły — czyli wzory i działania składające się z liczb,
adresów komórek, operatorów matematycznych (+, -, /, * itp.)
i funkcji, które wykonują obliczenia.
Wpisując formułę do komórki, : zawsze poprzedzamy ją znakiem
równości „=",
np. =A1+A10, =1+10,
=SUMA(A1:A10) itp.
Dane liczbowe
Liczby mogą być wyświetlane w arkuszu w różny sposób.
Aby zmienić format komórki, wystarczy zaznaczyć
i wywołać menu FormatKomórki...
Z dostępnej listy kategorii można wybrać tę właściwą
dla danej liczby.
Najczęściej używane formaty danych liczbowych przedstawia
poniższa lista:
Ogólne — komórki nie mają
określonego formatu liczbowego, po prostu arkusz
wyświetla liczbę w sposób tradycyjny, np.
1985;
Liczbowe
— komórki z tym formatem zawierają liczby z określoną
przez użytkownika liczbą miejsc po przecinku,
np. 1985,00 lub z separatorem tysięcy— 1 985,00;
Walutowe
— format tego typu używany jest dla wartości
pieniężnych.
Dla naszych ustawień narodowych (domyślnie do wyświetlanej
liczby) dołączany jest symbol waluty „zł", np. 1985,00:
Księgowe
— używany podobnie jak poprzedni format, przy czym tutaj
symbole waluty
i przecinek dziesiętny są wyrównywane w jednej kolumnie;
Data — format umożliwiający wyświetlanie danych w postaci dat, według ustalonego typu.
Na
daty zamieniane są także dane liczbowe.
Sposób wyświetlania dat jest uzależniony od ustawień obowiązujących
w systemie, np. 01-01-2005 lub 01.01.2005;
Czas — format umożliwiający wyświetlanie danych w postaci czasu, zgodnie z określonym typem, np.19:00.
Procentowe
— format powodujący podzielenie danych liczbowych przez
100
i wyświetlenie ich ze znakiem %, np. 19,85%.
4. Poruszanie się po arkuszu
Najłatwiej po komórkach arkusza możesz się poruszać,
korzystając z myszki.
Wybranie danej komórki arkusza polega na jej pojedynczym
kliknięciu lewym przyciskiem myszki.
Gdy komórka, którą chcemy wybrać która chcemy wybrać, nie jest widoczna na
ekranie,
możemy użyć opcji menu Edycja|Przejdź do lub
<Ctrl+G>.
W wyświetlonym wówczas oknie Przejdź do wpisujemy
adres komórki po czym klikamy przycisk OK.
Po zamknięciu okna komórka o podanym adresie zostanie uaktywniona.
Poruszanie
się po arkuszu jest także możliwe przy wykorzystaniu klawiatury
– strzałki,
tabulatory, Ctrl Home, Ctr End, Page Up, Page Down .
5. Adresowanie i kopiowanie komórek
Akusz
kalkulacyjny jest tak skonstruowany, że umożliwia wykonywanie obliczeń na
danych
(np. liczbach znajdujących się w komórkach.
Oznacza to, że możesz dodać do siebie w dowolnej ko-5 inne komórki, np. =A1+A2,
w których mogą się znajdować dowolne liczby lub wyniki obliczeń
(można je rozumieć jako zmienne).
Wystarczy np. do komórki A1 wpisać 2, do A2: wpisać
3, a w komórce,
w której znajdzie się działanie =A1+A2,
pojawi się jego wynik, czyli 5.
Wartość
komórki możesz usunąć za pomocą klawisza <Delete>.
Adresowanie jest więc sposobem nazywania komórek w formułach.
Przy
kopiowaniu formuł zawierających zmienne w postaci adresów brana jest
pod uwagę
zmiana położenia komórek źródłowych w stosunku do ich kopii.
Adresowanie
względne — najczęściej występujący sposób adresowania komórek w
arkuszu kalkulacyjnym.
Adresowanie względne umożliwia automatyczną zamianę
adresów w formule przy jej kopiowaniu,
dzięki możliwości zmiany wskaźników wierszy lub kolumn
Adresowanie
bezwzględne — ten sposób jest stosowany w celu
odwoływania się w formule
do tego samego
miejsca w arkuszu, bez względu na aktualne położenie kopii formuły.
Adresowanie bezwzględne blokuje automatyczną
zmianę adresów w formule przy jej
kopiowaniu.
Wskaźnik kolumny i wiersza komórki
jest niezmienny.
Przykładem adresowania bezwzględnego jest adres $A$1.
To, że adres lub jego cześć nie zmieni się podczas kopiowania, ustalamy
wprowadzając
znak dolara przed oznaczeniem kolumny lub wiersza.
Adresowanie mieszane —
stosujemy je wówczas, gdy chcemy, aby przy kopiowaniu formuły
zmieniały się jedynie części adresu, np.
A1+$A$2 lub A$1+A$2.
Sposób adresowania komórek można łatwo zmieniać za pomocą
klawisza <F4>.
W tym celu w danej komórce należy przejść do trybu
edycji (np. za pomocą klawisza <F2>),
po czym u stawić kursor w formule w obrębie adresu komórki, który ma zostać
zmieniony.
Jeżeli jest to adres względny, to pierwsze naciśnięcie klawisza <F4>
spowoduje jego zamianę
na adres bezwzględny, następne na adres mieszany itd.
Kopiowanie komórek
1)
W celu przekopiowania danych, np. z jednej komórki do drugiej,
zaznacz komórkę źródłową i ustaw wskaźnik myszki na jej
krawędzi.
Następnie
przy naciśniętym klawiszu <Ctrl>, gdy wskaźnik
myszki przyjmie postać strzałki
ze znaczkiem [+], naciśnij lewy przycisk myszki
i przeciągnij komórkę w odpowiednie miejsce arkusza.
Po zwolnieniu przycisku myszki oraz klawisza zawartość komórki
zostanie przekopiowana.
2)
Prawy klawisz myszki na komórce, pojawi się menu kontekstowe,
wybierz Kopiuj, ustaw się na miejscu docelowym, prawy klawisz myszki i Wklej.
3) Kopiowanie informacji w arkuszu jest także : przy użyciu schowka
systemowego.
Wystarczy zaznaczyć komórkę, wcisnąć <Ctri+C> lub
przycisku Kopiuj
na pasku narzędzi.
Zaznaczona komórka zostanie otoczona przerywaną migoczącą linią.
Następnie wybierz komórkę, do której ma zostać przekopiowana, i za pomocą klawiszy
<Ctrl+V> lub przycisku Wklej , wklej
zawartość ze schowka.
Operacje dotyczą również: większego
zakresu komórek.
6. Zaznaczenie zakresu komórek
Bardzo często, pracując z arkuszem kalkulacyjnym,
wykonujemy określone operacje na za kresach komórek.
Zakres oznaczamy, podając adres lewej górnej komórki i
prawej komórki, która go zamyka.
Podane adresy muszą być oddzielone od siebie znakiem dwukropka
np. zapis BB:C26 oznacza zakres komórek od BB do C26.
Zamiast podawać zakres poprzez wpisanie adresów, można go zaznaczyć
w arkuszu myszką.
Najprostszym sposobem jest kliknięcie myszką w obrębie
pierwszej komórki
i przeciągnięcie aż do ostatnie zakresu.
Operację należy wykonać z wciśniętym lewym przyciskiem myszki.
W niektórych arkuszach, jak np. Excel, istnieje
również możliwość zaznaczania
kilku oddzielonych od siebie zakresów komórek.
W takim przypadku należy przy zaznaczaniu myszką użyć klawisza <Ctrl>.
Zaznaczanie
zakresów jest przydatne wtedy, gdy wykonywana czynność odnosi
się równocześnie do wielu. komórek w arkuszu,
np. formatowanie, wstawianie formuł, usuwanie danych z komórek itp.
7. Formuły i funkcje
Formuła to działanie wprowadzone do komórki,
w wyniku którego program dokona obliczeń
zwróci (wyświetli] w tej komórce wynik.
Jeśli np. do komórki B4 wpiszesz =100+100, to
po naciśnięciu klawisza <Enter>
w komórce B4 pojawi się liczba 200.
Formuły mogę się składać z różnego rodzaju danych, do których należą:
stałe — liczby: =100+200; teksty: ="Celujacy"; wartości logiczne: =A1 <>0 — wartość w komórce A1 jest różna od zera;
zmienne — adresy komórek, które mogą zawierać różne dane np. =A1 *(B1+B2);
funkcje — konkretne zadania
jak np. sumowanie liczb z podanego zakresu komórek: =SUMA(A1:A100).
Funkcja wykonuje swoje obliczenia na argumentach (dla funkcji SUMA argumentami
są komórki z zakresu od A1 do A100).
Funkcje używane w formułach mogą być też funkcjami
bezargumentowymi, jak np. funkcja Pi()
— liczba czy funkcja Teraz() - data : godzina.
Argumentem funkcji mogą być zarówno stałe, adresy komórek, jak i inne
funkcje,
np. =PlERWlASTEK(SUMA(A1:A100)+100).
W każdym przypadku argumenty umieszczamy w nawiasach.
We wszystkich formułach liczba nawiasów otwierających musi być równa
zamykającym.
Formuła - działanie lub zestaw działań służących do wykonania określonej operacji
w arkuszu kalkulacyjnym.
Mogą to być zarówno proste działania
matematyczne, jak i skomplikowane obliczenia inżynierskie.
W programie Excel formuła zawsze jest poprzedzona znakiem równo¬ści (=) lub
znakiem plus (+).
Po znaku równości występuje tzw. składnia formuły, opisująca jej wykonywanie.
Funkcja -
narzędzie obliczeniowe zawierające algorytm rozwiązujący konkretne zadanie
przeprowadzone na argumentach.
Program Excel ma cały szereg wbudowanych funkcji w kilku kate¬goriach tematycznych.
Wbudowane funkcje arkusza umożliwiają wykonywanie prostych działań arytmetycznych,
a także skomplikowanych obliczeń z dowolne) dziedziny nauki i finansów.
Najprostszym sposobem utworzenia formuły jest jej wpisanie bezpośrednio do komórki.
W tym celu ustaw się w
komórce, wprowadź znak równości i wpisz funkcję, np. =SUMA[A1: A100).
Można również skorzystać z przycisku Wstaw funkcję.
Wówczas wyświetlone zostanie okno, w
którym możesz wybrać rodzaj funkcji i jej argumenty.
8. Formatowanie
komórek
Można w komórkach zmienić
czcionkę napisu, wielkość, kolor.
Komórki można wypełniać kolorem, nadawać krawędzie, grubości.
Zawartość komórki można wyrównywać do lewej, prawej, środka.
Wypełnienia i obramowania komórek
Arkusz powinien być
przejrzysty i estetyczny, dlatego zwróć baczna uwagę na jego wygląd.
Linie siatki oddzielające od siebie poszczególne komórki, które znajdują się na
ekranie
w czasie pracy z arkuszem, nie będą widoczne na wydruku arkusza.
Tworząc tabelę w arkusz należy obramować krawędziami odpowiednie komórki.
Dodatkowo możesz je także wypełnić odpowiednim
kolorem lub deseniem (tłem).
Do obramowań i wypełnień komórek należy użyć przycisków na paskach narzędzi
lub karty Obramowanie w oknie Formatuj,
tym samym oknie na karcie Desenie
możemy wypełnić komórki odpowiednim tłem.
Przykład
Jeżeli trzeba zwiększyć lub zmniejszyć
rozmiar wiersza lub kolumny,
wystarczy ustawić myszkę na łączeniach nazw wierszy/kolumn
i przesuwając wskaźnik ustalić właściwy rozmiar.
Wykresy
Arkusz
kalkulacyjny umożliwia graficzna prezentacje danych, czyli tworzenie wykresów.
Np. wszelkiego rodzaju testy wydajności sprzętu komputerowego lub wyniki
współzawodnictwa
najwygodniej jest przedstawiać na wykresach słupkowych.
Z kolei wyniki sondaży, udział sprzedaży w rynku, poparcie społeczne itp.
dobrze prezentują się na wykresie kołowym.
Natomiast wyniki badań i doświadczeń przedstawiamy na wykresach punktowych,
w popularnym współrzędnych
XY.
Tworzone w arkuszach wykresy opierają się na seriach danych i ich
kategoriach.
Serie danych to ciąg wartości, które chcemy
przedstawić na wykresie,
Jeżeli np. przygotowujemy wykres przedstawiający wpłaty w poszczególnych
miesiącach roku to wartości wpłat
w tych miesiącach stanowią serię danych (ponieważ rok ma 12 miesięcy,
seria składać się będzie z 12 danych).
Kategoria Serie to typy, na jakie dane podzielono w wykresie.
Charakterystyka wykresów
W arkuszach występuje wiele rodzajów wykresów.
Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze
Wykresy słupkowe — są najczęściej używane do przedstawiania wyników testów .
Na wykresie każda liczba jest przedstawiona w postaci poziomego słupka, wychylone
albo w prawo od linii bazowej;
Wykresy kolumnowe — przedstawiają dane w
podobny sposób jak słupkowe.
W tym przypadku słupki poziome są zastąpione
pionowymi.
Za ich pomocą najczęściej prezentujemy np. wynik sprzedaży, procent oddanych
głosów, wzrost produkcji itp.;
Wykresy
walcowe, stożkowe i ostrosłupowe — umożliwiają prezentacje
danych podobnie jak wykresy słupkowe i kolumnowe,
lecz przedstawianie danych jest atrakcyjniejsze;
Wykresy liniowe - umożliwiają
prezentacje zmian zachodzących w czasie.
Przykładem może wielkość sprzedaży towarów w poszczególnych miesiącach;
Wykresy kołowe — służą do przedstawiania tylko jednej serii danych.
Bardzo dobrze ilustrują one udziały w rynku, podziały procentowe, wyniki
badań opinii publicznej itp.;
Wykres XY(punktowy) — umożliwia
przedstawienie wyników doświadczeń lub badań.
Na wykresach dane są w układzie
współrzędnych kartezjańskich.
Tworzenie wykresów
Najprostszą metodą
tworzenia wykresu jest użycie kreatora wykresów.
W pierwszej kolejności trzeba zaznaczyć zakres danych, na podstawie których ma
zostać utworzony wykres,
Następnie
na pasku narzędzi kliknij przycisk Kreator wykresów.
Innym sposobem uruchomienia jest wybranie opcji menu WstawlWykres.
Modyfikacja wykresów
Po
utworzeniu wykresu możesz go dowolnie modyfikować, np. wykres kołowy zamienić
na słupkowy.
Większość zmian wykonasz klikając na poszczególnych elementach wykresu prawym
przyciskiem myszki.
Wyświetli się wówczas menu podręczne z odpowiednimi opcjami.
Po zaznaczeniu wykresu pojawi się charakterystyczny dla
niego pasek narzędzi.
Wykres możesz zwiększyć lub zmniejszyć, zmniejszyć lub zwiększyć, przeciągając za narożne
uchwyty,
zmienić jego położenie, jego powierzchni i
przeciągając winne miejsce
i usunąć klawiszem <Delete>.
10. Drukowanie arkuszy
Przed
przystąpieniem do drukowania arkusza powinieneś wybrać opcje menu Plik|Ustawienia
strony.
W
wyświetlonym oknie dialogowym dokonasz ustawień rozmiaru strony (karta Strona),
marginesów i sposobu środkowania danych w arkuszu (karta Marginsy) nagłówków
i stopek (karta Nagłówek/stopka}.
Dane w arkuszu mogą się mieścić na kilkunastu stronach, ustal więc kolejność ich wydruku.
Na karcie Arkusz można podać, które z kolumn zawierających nagłówki lub nazwy komórek
maja się powtarzać na każdej stronie wydruku.
W tym celu w arkuszu roboczym zaznaczamy komórki, które będą wydrukowane, że
wpisać ich adresy.
Po dokonaniu wszystkich wymaganych ustawień wybierz opcję Plik|Drukuj.
W wyświetlonym okienku określasz, czy będziesz
drukować zaznaczony fragment arkusza,
aktywne arkusze lub cały skoroszyt,
a także liczbę kopii wydruków.
Jeżeli zamierzamy drukować zaznaczony
fragment arkusza, możemy go wcześniej zdefiniować
wybierając opcje Plik|ObszarwydrukulUstaw obszar wydruku.
Przydatne funkcje arkusza kalkulacyjnego
Przykład zastosowania prostych formuł
Arkusz
możesz z powodzeniem wykorzystywać do rozwiązywania wielu problemów
matematycznych występujących w życiu codziennym.
Wyobraź sobie, że chcesz kupić nowy rower z wyposażeniem lub
zmodernizować komputer.
Szybką kalkulację kosztów zakupu przeprowadzisz właśnie za pomocą arkusza.
Jak
zrobić taka kalkulację? Aby obliczyć wysokość wydatków, w rachunkach
uwzględnisz
liczbę towarów i ich cenę jednostkową brutto.
Na tej podstawie ustalisz koszt zakupu każdego towaru oraz całości zakupów.
Tabela arkusza, w której przeprowadzone zostaną obliczenia c.:
kupna podzespołów komputera, może wyglądać tak, jak tabela poniżej.
Tabela
ta zawiera niezbędne dane i formuły do obliczeń (A) i wyniki obliczeń (B).
Jak widać została wykorzystana formuła iloczynu liczby sztuk i ceny
brutto oraz dwie formuły z funkcjami.
Pierwszą z nich to funkcja SUMA(),
druga podaje liczbę komórek z podanego zakresu:
(w tym wypadku jest to kolumna oznaczenie, gdzie występują dane dowolnego
rodzaju;
które nie są puste — ILE.NIEPUSTYCH().
W ten sposób możesz śledzić, jaka jest ogólna kwota zakupów oraz
ile części komputerowych chcesz kupić
Często podczas konstruowania takich tabel występuje potrzeba dodania lub
usunięcia wiersza/kolumny.
W tym celu wystarczy kliknąć na pole z oznaczeniem danego wiersza lub kolumny
i z menu podręcznego brać właściwą opcję.
Wykorzystanie
podstawowych działań
i funkcji matematycznych
W
poprzednim rozdziale utworzony został prosty kalkulator wykonujący cztery
podstawowe działania:
dodawanie, odejmowanie, dzielenie i mnożenie.
Warto go wzbogacić o następne funkcje pomocne w takich obliczeniach
matematycznych, jak:
wyciąganie pierwiastka kwadratowego, potęgowanie i obliczanie
procentów.
W tym przypadku możesz zastosować w formułach funkcje zawierające
algorytm liczenia tych wielkości.
Dc obliczenia pierwiastka kwadratowego służy funkcja PIERWIASTEK() ,
gdzie w nawiasie możesz podać konkretna liczbę lub zmienną w postaci adresu.
Potęgowania dokonasz za pomocą formuły =X^Y, gdzie X jest podstawą potęgi
w postaci liczby lub adresu, ^ operatorem potęgowania, a Y wykładnikiem,
np. =A1^A2, =2^2
[22] itp.
Obliczanie procentów będzie polegało na wskazaniu wartości procentowej
liczby, np. 20% z liczby 100.
Baza
danych to uporządkowany zbiór informacji.
Rekord - zbiór informacji opisujacy jeden obiekt - wiersz tabeli
Pole - elementarny składnik rekordu , opisujacy jeden atrybut - nazwa kolumny
tabeli..
Jednotabelowa baza danych
MS Excel został wyposażony w mechanizmy ułatwiajace analizowanie
i przeszukiwanie dużej ilości danych - operacje bazodanowe.
Aby w pełni wykorzystać możliwości bazodanowe, należy spełnić warunki:
- pierwszy wiersz tabeli powinien zawierać nazwy kolumn
- w tabeli nie moga występować puste wiersze i kolumny
- wiersze i kolumny z brzegu powinny pozostać puste
Sortowanie danych umożliwia
prezentację danych wg określonego porządku:
rosnącego lub malejącego.